Slik lykkes du med en aktivitetsbasert arbeidsplass – 3 IKT-tips

Ideen om den optimale arbeidsplass er i kontinuerlig utvikling og det samme gjelder måten vi jobber på. Mange bedrifter har tatt steget fra egne kontorer til åpne  kontorlandskap hvor de ansatte sitter tettere, kommuniserer bedre og er mer fleksible enn før. For bedre konsentrasjon eller telefonmøter finnes det stillerom og muligheten for å jobbe hjemmefra eller på reise har vokst i takt med den teknologiske utviklingen.

Tilrettelegg for mobilitet

Den aktivitetsbaserte arbeidsplassen er en naturlig respons på en mer mobil hverdag. Det handler om å tilpasse omgivelsene til arbeidsoppgavene og gi den enkelte frihet til å arbeide slik de ønsker og på en mest mulig produktiv måte. Møterom, kreative prosjektrom eller stille arbeidsplasser. Tanken er at vi skal bevege oss rundt i lokalene i løpet av arbeidsdagen, men for at dette skal fungere i praksis må det tekniske være på plass.

Under har vi samlet tre fokusområder for en velfungerende arbeidsplass.

1. Nettverk

Med flyten av mennesker som oppstår på en aktivitetsbasert arbeidsplass følger det også med tilsvarende mengder utstyr. Laptoper, mobiltelefoner og nettbrett skal hele tiden være online og kabler tilhører fortiden. Personlige enheter har tatt over for tradisjonelle telefoner og videorom, noe som krever både god kapasitet og kvalitet. I tillegg må det trådløse nettverket være brukervennlig for alle, både ansatte og besøkende. Med dagens skytjenester er all informasjon like trygt, sikkert og tilgjengelig om du befinner deg på den lokale kaffebaren eller på kontoret.

Men er det da fremdeles nødvendig med kablet nettverk? Svaret er ja! De trådløse basestasjonene har fortsatt best kapasitet når de slipper å være mellomlegg for hverandre. Viktige elementer som videosystemer, konferansetelefoner, veggpaneler og møteromsbooking krever fortsatt fysisk tilkobling – ofte fordi dette også gir strøm. Om du inkluder IT-folk i planleggingen fra starten av vil dette resultere i en billigere, ryddigere og mer funksjonell arbeidsplass.

2. Samordnet kommunikasjon

Gode og effektive løsninger for samordnet kommunikasjon er en nødvendighet for å kunne jobbe overalt. Samordnet kommunikasjon betyr enkelt og greit at man samler alle elektroniske samtaler og møter i ett og samme verktøy. Chat, telefoni, video og skjermdeling. Det finnes mange gode alternativer på markedet, men dette er noe av det du bør se etter:

  • Tilstrekkelig funksjonalitet. Pass på at løsningen blir en reell erstatter for de tradisjonelle telefoni- og videosystemene og ikke bare enda et system å forholde seg til. Se da spesielt på telefoni. Gode sentralbord, kontaktsenter og standard brukerfunksjoner mangler ofte hos de internasjonale aktørene.
  • Godt samspill med mobiltelefonen er viktig. Løsningen, og dermed sentralbordet og alle kontaktene må se om den er i bruk eller ikke.
  • Brukervennlighet. Ha i bakhodet at systemet skal være intuitivt og enkelt å sette seg inn i uten masse opplæring. Tett samspill med kalender og andre verktøy man allerede benytter seg av gjør ofte overgangen enklere.

3. Utstyr

Telefonen er som regel enkel å bruke, fungerer bra og har ganske god lyd. Når det kommer til andre viktige ting som videosystemer eller høyttalere kan det være lurt å investere i tilsvarende kvalitet. Et godt webkamera til noen hundrelapper ekstra vil som oftest gi en mye bedre brukeropplevelse enn de som følger med en bærbar PC. Høyttalende USB-enheter med kamera forvandler alle stille-, gruppe- og møterom til videorom. Slike ligger på et par tusen og oppover i pris. For møterom bør man også vurdere utstyr som kan brukes uten PC.

Ved å ta hensyn til punktene over legger du til rette for en velfungerende og produktiv arbeidsplass for deg og dine medarbeidere.