The Smart Workplace – arbeidsplassen som jobber med deg

Aktivitetsbasert arbeidsplass er et hett tema. Den personlige arbeidsplassen forsvinner og erstattes med soner for ulike typer aktiviteter. Hvor du jobber avhenger av hva du skal gjøre. Dette stiller selvsagt nye krav til de tekniske løsningene, noe du kan lese mer om her. I dette innlegget skal vi imidlertid ta en kikk på hvordan endringer i måten vi jobber på driver frem nye IKT-løsninger på arbeidsplassen vår.

Sømløs kommunikasjon   

For å kunne forstå bakgrunnen for den teknologiske utviklingen som skjer på arbeidsplassen må vi først innom et annet tema som er i vinden for tiden, nemlig Internet of Things (IoT). IoT er ikke så mystisk som det høres ut, men handler kort og godt om at stadig flere av tingene vi omgir oss med blir litt smartere og kan kobles på nett. Det virkelig spennende er at de ulike enhetene kan kommunisere med hverandre, og ikke minst, begynner å danne et felles språk. På denne måten kan man etter hvert si farvel til kostbar systemintegrasjon man så langt har måttet benytte seg av for å koble ting sammen.

Tanken om den aktivitetsbaserte arbeidsplass danner sammen med IoT konturene av det Gartner omtaler som The Smart Workplace. Tenk deg for eksempel følgende scenario: Du ankommer et møterom hvorpå rommet gjenkjenner deg på adgangskortet som kanskje er en app på smartklokken din. Videre kan rommet se i sin kalender at du skal delta på et videomøte og du kobles automatisk opp. Når du åpner laptopen blir du spurt om du ønsker å dele bildet med storskjermen i rommet og videokonferansen. Automatisk, trådløst og uten kabelrot, adaptere og tekniske forsinkelser. For godt til å være sant? Løsningen på noen av kontorets større irritasjonsmomenter behøver ikke ligge så langt frem i tid. Vi har alle byggeklossene tilgjengelig så utfordringen ligger i standardisering. Ulike produsenter har gjort ulike valg, og ingen av løsningene er 100% uten snubletråder.

Løsninger så langt

Av de mest aktuelle løsninger som så langt er tilgjengelig deler vi gjerne opp i to grupper. Rimelige produkter som først og fremst er laget for hjemmebruk, men som også kan egne seg på møterommet og de som er laget spesielt med tanke på møterommet.

I den første gruppen finner vi blandt annet:

  • Apple AirPlay. Med AppleTV, Pc eller Mac og programvaren AirServer kan man enkelt sende skjermbildet fra Mac, iPhone eller iPad ved hjelp av AirPlay-funksjonen. For å bruke AirPlay med Windows må man derimot også benytte seg av en applikasjon, som f.eks AirParrot.
  • Google ChromeCast er en liten dings som ser ut som en minnepinne. Denne plugges inn i f.eks. en TV og gjør det mulig å ”caste” hele skrivebordet eller et Chrome nettleservindu fra PC til TV-skjerm. Den kan brukes med både PC og Mac, men har en del begrensinger.
  • Miracast er et forsøk på å lage en standard som skal fungere med alle typer enheter, uavhengig av produsent. Miracast har blitt standard i Windows 10, men Apple har dessverre valgt å ikke støtte den.

Noen av de mest kjente produktene i gruppe to, beregnet for møteromsbruk, er blant annet; Barco ClickShare, Crestron AirMedia, Kramer VIA Connect, wePresent og Airtame. Enkelte av disse baserer seg på USB-dongler med sender og programvare som lager en videostrøm av skjermbildet. Andre krever at du installerer programvare på maskinen. Noen gjør begge deler. Prisene varierer fra noen hundrelapper til mange tusen kroner, så her kan det være lurt å tenke over hvilke funksjoner man virkelig trenger. Tenk på følgende, og test ut løsningen før du kjøper:

  • Noen enheter kan settes opp som et eget WiFi-nett. Dette er lettvint, men man mister samtidig muligheten til å bruke internett. Alternativt kan man koble disse til nettet slik at de kan nås via vanlig WiFi. Husk da at det må åpnes rute til enheten fra både internt nettverk og gjestenettverk hvis eksterne også skal presentere. Rådfør deg med nettverksansvarlig!
  • Dersom løsningen krever at programvare skal installeres, husk å sjekke at det ikke kreves lokal administrasjonstilgang på maskinen. Dette vil by på problemer for gjester som skal benytte seg av løsningen. Sjekk også at ikke anti-virus programvare stopper kjøring av programmet. Løsningen her vil være å legge det inn i ”hvitlisten” over godkjente programmer.
  • USB-dongler som automatisk kobler seg opp er fine, men dessverre stoppes det ofte av sikkerhetsinnstillingene på maskinene. Sørg for informasjon!

Ved å tenke over hvor dine utfordringer ligger kan du med relativt enkle grep effektivisere møtevirksomheten og gjøre hele arbeidsplassen litt smartere.